得意なことに集中するために、やらないことを決める

得意なことへ集中したい時は、予定を増やす前に、手放す仕事を決めます。時間だけでなく、何度も頭を切り替える負担も減らしていきます。

一人で仕事をしていると、営業、制作、連絡、請求、発信、学習まで、必要な作業が次々に増えます。すべてを丁寧に行おうとすると、本来価値を出せる仕事に使う時間が残りません。

ただし、苦手なことを何でも外へ任せればよいわけでもありません。自分で持つ仕事、仕組みに任せる仕事、誰かへ相談する仕事、いったんやめる仕事を分けます。

最初に、一週間の仕事を書き出す

まず、一週間で行った作業を大まかに書きます。顧客への提案、制作、打ち合わせ、メール返信、資料探し、請求、SNS投稿など、細かい作業も含めます。

次に、それぞれへ「売上や信頼につながる」「続けるために必要」「減らせるかもしれない」の印を付けます。時間だけでなく、終わった後に疲れが残るか、途中で何度も中断されるかも見ます。

たとえば、請求書の作成は必要ですが、毎回ゼロから作る必要はありません。定型文、テンプレート、締め日を決めることで、判断する回数を減らせます。

やめる、減らす、任せるを分ける

手放し方は一つではありません。効果が分からない発信を続けているなら、いったんやめて反応を確認します。毎回似た返信を書いているなら、案内文を用意します。専門外の作業で時間を使っているなら、詳しい人へ相談します。

外へ任せる時は、作業名だけでなく、目的、完成の状態、期限、確認する人を伝えます。「いい感じにお願いします」では、任された側も判断に困ります。最初は小さな範囲で試し、お互いに進めやすい形を探します。

自分で持つべき仕事も決める

お客様の悩みを聞くこと、提供する価値を決めること、最終的な品質を確認することは、簡単には手放せません。自分の経験や判断が価値になる場所は、自分で持ちます。

一方で、日程調整、定型的な案内、繰り返しの集計などは、少しずつ簡略化できます。得意な仕事だけを選ぶというより、得意な仕事へ戻れる時間を作ると考えます。

新しいことを始める前に、一つ減らす

新しい施策を始める時は、今ある仕事へそのまま追加しません。週に二時間必要なら、何を二時間減らすかを先に決めます。

やめる判断が難しい時は、二週間だけ止めてみます。困る人がいるか、数字が変わるか、再開する必要があるかを見ます。小さく試すと、惰性で続けていた作業に気づけます。

「自分でやった方が早い」を、そのままにしない

最初の一回だけを見れば、自分で行う方が早い作業もあります。ただ、毎週繰り返す作業なら、半年分の時間を考えます。説明する時間を一度取り、手順を短く残すことで、後から余白が生まれるかもしれません。

任せる前に、必要な品質も考えます。すべての資料を完璧に作り込む必要があるのか、社内で確認できる下書きでよいのか。用途に合う品質を決めると、使いすぎていた時間を減らせます。

月に一度、手放した仕事を振り返る

一度やめた作業も、ずっとやめたままでよいとは限りません。数字が落ちた、問い合わせが増えた、別の作業へ負担が移ったなど、変化を確認します。

反対に、問題がなければ、次に減らせる仕事を一つ探します。大きな改革を行うより、月に一つずつ判断を減らす方が続けやすいと思います。

今日から試したい、小さな見直し

集中するために必要なのは、強い意志だけではありません。価値を出したい仕事へ戻れるように、日々の作業を少しずつ見直します。

参考リソース

• U.S. Small Business Administration「Write your business plan」
• Microsoft Work Trend Index
• Google Search Central「Creating helpful, reliable, people-first content」

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