議事録は、きれいな記録より次の行動が分かることが大切 | Blog

結論：議事録で大切なのは、会話をきれいに残すことではなく、次に誰が何をするかが分かることです。決定事項、保留事項、担当、期限が残っていれば、会議後の仕事は進みやすくなります。

議事録というと、会議中の発言をできるだけ正確に残すものだと思われがちです。もちろん、記録性が重要な会議もあります。しかし、日々の実務で本当に役に立つ議事録は、発言録ではなく、次の行動を明確にするための道具です。

会議でたくさん話したのに、翌日になると誰が何をするのか分からない。決まったと思っていたことが、実は決まっていなかった。こうした状態は、会議の時間だけでなく、その後の信頼も削ります。

良い議事録は、過去の会話を保存するだけでなく、未来の行動を迷わせないためにあります。

全部書こうとすると、かえって使いにくい

発言をすべて残そうとすると、議事録は長くなります。長すぎる議事録は、あとで読む人にとって負担になります。必要な情報を探すだけで時間がかかり、結局見返されなくなります。

実務で使う議事録では、何を話したかより、何が決まったかを優先します。背景や議論の流れは必要な範囲で残し、行動に関係する情報を前に出します。

議事録の品質は、項目でかなり安定します。毎回自由に書くより、型を決めておく方が抜け漏れが減ります。

この4つがあれば、会議後の行動はかなり明確になります。逆に、どれかが抜けると、あとで確認が必要になり、仕事が止まりやすくなります。

議事録では、「なるべく早く」「いい感じに」「各自対応」「必要に応じて」などの曖昧な言葉に注意が必要です。会議中は通じたように見えても、あとで読むと解釈が分かれます。

曖昧な表現が出たら、会議中に確認します。「なるべく早くとは、今週金曜まででよいですか」「各自対応とは、誰が何を確認する形ですか」。この一言が、後の手戻りを防ぎます。

議事録は、完璧に整えてから数日後に送るより、必要な要点を当日中に共有する方が実務では役に立ちます。記憶が新しいうちに確認でき、ズレがあればすぐ直せるからです。

特に、外部の相手との打ち合わせでは、議事録の共有自体が信頼材料になります。「この人は話した内容を整理してくれる」「次の行動を曖昧にしない」と伝わるからです。

1. 次の会議メモを、決定事項・保留事項・担当・期限の4項目で書く

2. 曖昧な言葉が出たら、その場で具体的な期限や担当を確認する

3. 完璧な文章より、当日中の要点共有を優先する

H- creative solutions では、戦略から実務まで一気通貫で、事業と仕事を前に進めるための考え方を発信しています。